Kelas Online Mr.BOB Kampung Inggris - Menulis email profesional dalam bahasa Inggris adalah salah satu skill penting di dunia kerja modern. Mau kamu kerja di perusahaan lokal yang sering kirim email ke klien luar negeri, atau kamu punya bisnis sendiri yang mulai go internasional, kemampuan ini bisa jadi pembeda antara komunikasi yang sukses dan yang bikin bingung. Tapi tenang, kamu gak perlu jadi profesor bahasa Inggris buat bisa menulis email yang keren, sopan, dan tetap kelihatan profesional.
Di artikel ini, kita akan bahas langkah-langkah lengkap buat nulis email profesional dalam bahasa Inggris. Gaya penulisannya bakal santai, supaya lebih gampang dipahami, tapi tetap fokus ke isi pentingnya. Yuk, mulai dari dasar dulu.
Baca Juga: Perbedaan Was dan Were dalam Bahasa Inggris
Sebelum buka laptop atau buka aplikasi email, tanya dulu ke diri sendiri: kamu mau ngapain sih kirim email ini? Tujuan itu bisa macem-macem:
Kalau kamu sudah paham maksud dari email yang mau dikirim, menyusun isi pesannya jadi lebih mudah. Email yang punya tujuan jelas bakal bikin penerima ngerti dan cepat respon.
Sebuah email profesional biasanya punya format yang cukup standar. Kurang lebih kayak gini:
Kalau kamu bisa konsisten pakai format ini, email kamu bakal kelihatan rapi dan terstruktur. Gak bikin bingung penerima.
Subject email itu ibarat pintu depan rumah. Kalau gak jelas, orang bisa aja skip, atau malah gak buka sama sekali. Contoh subjek email yang bagus:
Usahakan subjek singkat tapi langsung ke inti. Jangan gunakan kata-kata seperti "Hi", "Important", atau "Please read" di bagian subjek, karena terlalu umum dan berisiko membuat email kamu masuk ke folder spam.
Sapaan yang tepat bisa kasih kesan profesional sejak awal. Kalau kamu tahu nama orang yang kamu kirimi email, lebih bagus:
Kalau kamu gak tahu siapa yang bakal baca email kamu, bisa pakai:
Hindari sapaan yang terlalu santai kayak “Hey” atau “Yo” kecuali kamu udah akrab banget sama orangnya dan konteksnya informal.
Bagian pembuka ini penting banget, apalagi kalau kamu pertama kali kontak orang tersebut. Bisa pakai format kayak:
Kalau kamu lanjutin komunikasi yang udah pernah terjadi, kamu bisa mulai kayak:
Bagian isi adalah jantung dari email kamu. Di sini kamu jelaskan semua yang perlu kamu sampaikan. Tapi ingat, jangan bertele-tele.
Gunakan kalimat yang sederhana, to the point, dan hindari paragraf yang terlalu panjang. Kalau bisa, satu paragraf cukup 3–5 baris. Kalau isi emailmu terdiri dari beberapa poin, sebaiknya gunakan daftar berpoin atau penomoran.
Contoh:
I’d like to confirm the following details:
Pakai bahasa sopan. Tambahkan kata “please”, “could you”, atau “I would appreciate it if…”
Email profesional gak harus kaku, tapi juga gak bisa terlalu santai. Sebaiknya jangan memakai slang, bahasa sehari-hari, atau singkatan yang jarang dipakai dalam konteks bisnis. Contoh:
Tapi kamu gak perlu terlalu kaku juga. Misalnya, kamu bisa tetap pakai “Hi” di awal, atau “Thanks!” di akhir, selama konteksnya pas.
Sebelum kamu menutup email, kasih kalimat akhir yang sopan dan mengundang respon. Beberapa contoh:
Lalu, tambahkan penutup yang standar, tergantung tingkat formalitas:
Di bagian akhir, tambahkan nama kamu, posisi (kalau relevan), nama perusahaan, dan kontak lain yang penting (nomor HP, website, dsb).
Contoh:
Best regards,
Aldo Putra
Business Development Manager
PT Inovasi Digital Nusantara
[email protected] | +62 812 3456 7890
Kalau kamu pakai email kantor, biasanya sudah ada signature otomatis. Tapi pastikan isinya up to date.
Satu langkah penting yang sering dilewatkan: proofread. Baca ulang email kamu sebelum dikirim.
Checklist cepat:
Kadang-kadang typo bisa bikin salah paham atau malah bikin malu. Jadi pastikan semua udah beres sebelum pencet “Send”.
Subject: Application for Digital Marketing Position – Dwi Rahma
Dear HR Manager,
My name is Dwi Rahma, and I am writing to apply for the Digital Marketing position at BrightTech as advertised. My background includes over three years of hands-on experience in SEO, Google Ads, and managing social media campaigns.
Please find attached my CV and portfolio for your consideration.
I look forward to the opportunity to discuss how I can contribute to your team.
Best regards,
Dwi Rahma
[email protected]
+62 812 8888 9999
Subject: Follow-up on Interview – Data Analyst Position
Dear Mr. Akbar,
Thank you for the opportunity to interview for the Data Analyst position at DataPro. I truly enjoyed learning more about the role and your team.
I’m writing to express my continued interest in the position and to see if there are any updates regarding the selection process.
Looking forward to your response.
Kind regards,
Sari Wulandari
Subject: Complaint Regarding Damaged Item – Order #4573
Dear Customer Service,
I recently received my order (#4573), but unfortunately the item was damaged when it arrived. I have attached a photo for your reference.
I would appreciate it if you could arrange a replacement or refund.
Thank you for your assistance.
Best regards,
Rangga Saputra
Menulis email profesional dalam bahasa Inggris itu sebenarnya gak sesulit kelihatannya. Dengan latihan, kamu bakal makin terbiasa memilih kata yang pas, menyusun kalimat yang sopan, dan tetap terdengar profesional tanpa harus terdengar kaku.
Kunci utamanya adalah: tahu tujuan kamu, tahu siapa yang kamu tuju, dan menyampaikan pesan dengan cara yang ringkas, jelas, dan sopan.
Semoga panduan ini bisa bantu kamu menulis email yang lebih baik. Entah itu buat keperluan kerja, sekolah, bisnis, atau networking, kemampuan ini pasti berguna di berbagai situasi.
Oh iya, kalau kamu tertarik mempelajari materi bahasa Inggris lainnya, kamu bisa baca-baca artikel kami yang lainnya di website Kelas Online Mr.BOB Kampung Inggris ini ya teman-teman. Jangan lupa untuk follow akun instagram dan follow juga akun tiktok kami ya teman-teman. Kalau kamu kebingungan saat belajar bahasa Inggris, kamu bisa tanyakan materi bahasa Inggris, yang kamu kurang paham sama mentor kami loh teman-teman. Kamu bisa konsultasi di whatsapp kami dulu yuk disini! Semoga artikel ini bermanfaat dan selamat belajar, ya!
